Khám phá cách học excel nhanh nhất cho người mới bắt đầu

Thứ tư, 25/09/2019

Tin học văn phòng từ khi nào đã trở thành một yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc của dân văn phòng. Hầu hết mọi vị trí công việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào đều đòi hỏi nhân viên phải nắm được những thao tác nghiệp vụ đơn giản nhất trên máy tính. Trong đó 3 công cụ được thường xuyên sử dụng là word, excel và Power Poin. Bạn sẽ trở thành một dân văn phòng chủ động mọi công việc như soạn thảo các tài liệu, văn bản, hợp đồng, chứng từ với Word. Thiết kế ra các slide thuyết trình trong 5 phút với Power Point và lập các bảng kế toán, tiền lương, thu chi, vẽ biểu đồ, số liệu,… với Excel. Để có cách học excel nhanh nhất, hãy cùng Timvieclamnhanh.vn tham khảo một số gợi ý dưới đây nhé!

1. Tìm hiểu thông tin cơ bản về Excel trước khi đến với cách học excel nhanh nhất

với cách học excel nhanh nhất

Excel là tên gọi tắt của một công cụ được sử dụng phổ biến của dân văn phòng, tên đầy đủ là Microsoft Excel – chương trình làm việc với bảng tính thuộc hãng Microsoft nằm trong bộ Microsoft Office , giúp lưu lại, trình bày thông tin số liệu dưới dạng bảng có công thức tính toán được thực hiện bởi nhiều loại hàm kết hợp. Cấu tạo của Excel bao gồm nhiều ô tạo thành dòng, thành cột để dễ dàng trình bày số liệu, ứng dụng công thức tính toán có tính năng ưu việt trong Excel, lại có giao diện giúp người dùng làm quen nhanh với công việc. 

Excel được các lập trình viên tích hợp rất nhiều các công cụ phân tích, tìm kiếm,… cung cấp cho người dùng khá nhiều giao diện làm việc, tuy nhiên bản chất thì đều giống nhau. Excel cạnh tranh được với các công cụ có tính năng tương tự đã ra đời trước đó nhờ tính năng đặc biệt cho phép người dùng thay đổi kiểu chữ, hình thức bảng tính và cỡ chữ như trên Word. Đồng thời excel còn rất biết chiều lòng người dùng khi tự gợi ý cách xử lý vấn đề thông dụng, lại còn kết hợp thêm tính năng đồ thị. Hiện nay excel đã được ra rất nhiều phiên bản bao gồm: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016.

Xem thêm : Cảnh vệ là gì? Những đối tượng được cảnh vệ là ai

2. Tại sao cần tìm hiểu cách học excel nhanh nhất 

tại sao cần tìm cách học excel nhanh nhất

Trên hệ thống công nghệ thông tin hiện nay tại Việt Nam, có lẽ bộ Microsoft  Office nói chung, và công cụ Excel nói riêng đã trở nên quá quen thuộc với dân thời đại công nghệ 4.0 như chúng ta. Excel ra là một giải pháp hữu ích, hỗ trợ người dùng rất nhiều công việc, không những giúp giảm thiểu được thời gian xử lý công việc cho người dùng mà kết quả công việc còn hiệu quả và chính xác hơn rất nhiều. 

Phần mềm này từ lâu đã trở thành công cụ hỗ trợ công việc không thể thiếu đối với dân văn phòng, người ta có thể làm được những việc “không tưởng” trên Excel mà chưa thể sử dụng hết các tính năng của nó. Quay ngược thời gian, trở về quá khứ khi chưa có Excel, người ta làm việc bằng cách ghi số liệu trên giấy, tính toán bằng máy tính cầm tay. Người ta chỉ có thể lưu trữ nội dung bằng mực trên thấy thường và không thể tự động tổng hợp dữ liệu được. Hơn nữa việc lưu trữ nội dung trên giấy cũng khiến chúng ta mất nhiều chi phí để bảo quản, lưu trữ, luân chuyển các thông tin mà không đảm bảo an toàn thông tin. 

Có rất nhiều điều bất tiện gặp phải khi bạn làm việc mà không có excel.  Mất rất nhiều thời gian để ngồi tính bằng tay cả đống dữ liệu mà chỉ cần một sai sót nhỏ trong một lần tính thôi cũng sẽ khiến bạn phải quay lại công việc từ đầu. 

Kể trừ khi Microsoft cho ra đời chương trình Microsoft Excel, mọi trở ngại công việc của nhân viên dường như đã được chút bỏ. Bạn có thể làm mọi thứ với Excel, vai trò của nó được trỗi dậy trong toàn bộ phòng ban trong công ty như tài chính và kế toán để nhập số liệu về tái chính, ngân sách, các dự báo và những kế hoạch dùng để đưa ra những kế hoạch kinh doanh. Excel sẽ giúp bạn từ những việc đơn giản nhất là cộng, trừ, nhân, chia đến thao tác phức tạp hơn với các hàm nâng cao như Vlookup, index – match – match và Pivot table. 

Excel vẫn luôn chiếm giữ vị trí hàng đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm này trở thành công cụ chính cho nhiều chức năng và ứng dụng nhiều công việc. Do đó việc nắm vững thao tác nghiệp vụ cơ bản nhất trên Excel là một yêu cầu thiết yếu đối với hầu hết nhân viên văn phòng hiện nay. Việc sử dụng tốt công cụ Excel, bạn sẽ giảm bớt gánh nặng công việc, thoải mái đầu óc tránh được những khoảng thời gian căng thẳng. Tuy nhiên, để sử dụng thành thạo không phải tự nhiên mà làm được. Bạn phải thực hiện thường xuyên công việc trên đó đồng thời tìm hiểu thêm nhiều cách học excel nhanh nhất.   

Xem thêm : Học marketing ra làm gì? Xin việc liệu có dễ như mọi người nghĩ?

3. Gợi ý cách học excel nhanh nhất cho người mới bắt đầu

Việc bạn không sử dụng tốt excel có thể dẫn đến nhiều điểm tiêu cực trong cuộc sống. Bạn không tim được việc khi mọi công việc đều yêu cầu bạn biết kiến thức về tin học văn phòng. Mà nếu được tuyển vào làm việc với cái đầu trống rỗng về kiến thức Excel rất khiến bạn trở nên khác biệt với mọi người trong công ty. Tại sao họ chỉ mất mấy giây để hoàn thành công việc tính toán một loạt các dữ liệu nhưng bạn ngồi cả ngày mà vẫn chưa xong? Tại sao sau mỗi ngày làm việc, bước ra khỏi văn phòng trở về nhà họ luôn nở nụ cười trên môi còn bạn lại cảm thấy mệt mỏi?... Hãy tự trả lời cho những câu hỏi đó để bạn thôi thúc bản thân tìm cách học excel nhanh nhất để là một nhân viên văn phòng thảnh thơi. Hãy cùng luyện kỹ năng excel với những phương pháp được Timvieclamnhanh.vn gợi ý dưới đây nhé!

cách học excel nhanh nhất

3.1. Tận dụng tính kiên trì bản năng

Học để sử dụng thành thạo được Excel không phải trong ngày một ngày hai mà nó là cả một quá trình để tìm hiểu, thực hành. Sẽ có những lúc bạn phải lặp đi lặp lại rất nhiều thao tác nghiệp vụ trên đó chỉ để ghi nhớ một hàm tính khiến bạn cảm thấy chán nản. Cảm thấy việc học Excel không phù hợp với bản thân. 

Để học tốt excel trước tiên bạn hãy khơi dậy bản năng kiên trì ấn sâu đâu đó trong người. Kiên trì không chỉ riêng mỗi khí học excel mà ở các công việc khác cũng vậy. Học Excel không chỉ đơn giản học một hàm mà để thực hiện được công việc bạn phải học rất nhiều hàm, nhiều khi phải kết hợp rất nhiều hàm mới ra được một hàm cho kết quả chính xác. 

Không phải lúc nào bạn cũng biết vận dụng đúng hàm để cho ra kết quả đúng, do đó khi gặp khó khăn với việc vận dụng hàm có thể hỏi bạn bè, đồng nghiệp hoặc tự tìm tòi công thức để ghi nhớ lâu hơn.  

3.2. Ghi nhớ công thức hàm cần thiết cho công việc

Hàm trong Excel đóng vai trò rất quan trọng, mọi tính năng được tích hợp trong Excel đều liên quan tới hàm. Để nhớ được hết các hàm trong Excel bạn phải là một thiên tài ghi nhớ bởi Excel được các lập trình viên tích hợp vào đó rất nhiều công thức hàm, hỗ trợ cho nhiều công việc chứ không chỉ riêng một công việc nào. Hãy chọn ra những hàm bạn cho là cần thiết với công việc để có thời gian học cách sử dụng thành thạo chúng trước tiên.

Nếu là người mới đảm nhận công việc bạn có thể hỏi đồng nghiệp đi trước để được họ cung cấp kỹ năng cần thiết, các hàm thông dụng. Không cần biết nhiều chỉ cần biết những hàm cần để phục vụ cho công việc. Khi bạn có nhu cầu muốn mở rộng kiến thức, hãy xếp việc này vào thời gian sau đó. Đừng tham lam để rồi tên tên hàm nào cũng biết nhưng thao tác nghiệp vụ thực hiện hàm lại ở con số 0.  

3.3. Khám phá chức năng mới như chưa mới trong Excel

Tại sao lại nói là mới như chưa mới? Bởi những chức năng này không phải mới được tích hợp thêm mà đã hiện diện ngay từ đầu. Nhưng đôi khi chức năng nhỏ vậy khiến bạn ít để ý tới mà cứ chăm chăm tới công thức to. Mọi người không biết rằng những chức năng nhỏ này có thể là chất xúc tác cho hiệu quả khi thực hiện các hàm. 

Lý do không để ý tới có thể do quá trình học tập hiếm khi dạy và cung không được đề cập tới tính quan trọng của nó vậy nên bạn nghĩ nó không phục vụ cho công việc. Nhưng thực tế khi biết từ chức năng cơ bản sẽ hỗ trợ bạn học chức năng nâng cao, tiết kiệm thời gian, công sức khi làm việc. Vậy chức năng đơn giản đó là những chức năng nào? Tham khảo vài cái tên dưới đây nhé!

- Text to columns (trong tab Data): Chức năng này cho phép bạn tách chữ từ một cột ra thành nhiều cột khác nhau.

- Remove Duplicates (trong tab Data): Xóa bớt dữ liệu trùng 

- Error Checking  (trong tab Formula): Kiểm tra lỗi sai khi sử dụng công thức hàm không chính xác.

- Show Formula  (trong tab Formula): Kiểm tra công thức hàm tại một ô cần biết và những ô nào đang dùng công thức đó

- Hidden (trong tab Protection khi Format cell): Công thức tính toán trong nghiệp vụ kế toán đôi khi chính là bí mật công ty cần phải bảo mật, lúc này chức năng Hidden sẽ phát huy được tối đa tác dụng. 

Ngoài ra, nếu cảm thấy hứng thú, hãy tìm hiểu thêm nhiều chức năng nữa trên thanh công cụ của Excel để tối đa được hiệu quả công việc nhé. 

3.4. Làm nhiều bài toán sử dụng hàm Excel 

Đây là phương pháp học Excel hiệu quả nhất bởi nếu được thực hành nhiều, bạn sẽ nắm vững kiến thức hơn là học thuộc. Bên cạnh đó phương pháp này còn giúp bạn làm quen được với các thao tác trên phần mềm, thích nghi với nhiều dạng bài toán. 

Vậy bài toán thực hành trên Excel lấy ở đâu? Không thiếu gì trên mạng Internet để bạn lựa chọn. Từ đo, lọc ra những dạng bài bạn cho rằng sẽ sử dụng hàm cần thiết trong công việc để thực hiện thành thạo trên Excel.  

Bên cạnh đó còn một số phương pháp để bạn học Excel nhanh chóng như tập phân tích bài toán để hình dung trước những hàm cần dùng. Bắt lỗi sai để khắc phục ví dụ như  #NA, ###, #NUM!……Vậy hãy cùng vận dụng hợp lý những phương pháp này để thực hành nghiệp vụ trên Excel nhanh chóng hơn nhé!

Trên đây Timvieclamnhanh.vn đã cung cấp cho bạn được một số thông tin cơ bản cần nắm về chương trình tin học văn phòng Microsoft Excel cũng như đã gợi ý một số phương pháp để có cách học excel nhanh nhất. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình nâng cao kỹ năng excel phục vụ cho công việc văn phòng thêm thuận lợi.  Chúc bạn luôn thành công!