Thông tin cần biết về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Thứ bảy, 21/09/2019

Hóa đơn là một tờ giấy được hiểu là trên đó ghi lại thông tin khách hàng, sản phẩm mua và tổng tiền cần thanh toán. Nhưng đó chỉ là loại hóa đơn thông dụng được các đơn vị bán lẻ phát hành cho khách hàng. Vậy trên nền kinh tế hiện nay còn có những loại hóa đơn nào? Hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được ưu tiên lựa chọn sử dụng? Thuật ngữ này có khiến bạn thấy lạ và muốn tìm hiểu? Hãy để Timvieclamnhanh.vn giúp bạn điều này quà bài viết dưới đây, cùng theo dõi nhé!

1. Thông tin liên quan đến hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Khi thời đại công nghệ phát triển, nhiều phần mềm hóa đơn ra đời mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình hội nhập về việc kê khai các loại giấy tờ khi tiến hành giao dịch kinh doanh vì vậy mà nhiều doanh nghiệp luôn ưu tiên lựa chọn hình thức hóa đơn này mà cho rằng việc sử dụng hóa đơn giấy hiện nay là lạc hậu.

Lợi ích của hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp nổi bật như giảm được chi phí, thời gian, công sức in ấn hóa đơn khi vào thời điểm có rất nhiều hóa đơn cần in, giảm chi phí vận chuyển, không mất phí bảo quản đồng thời thuận tiện cho việc đối chiếu, hạch toán kế toán… Ngoài ra hóa đơn điện tử được lưu trên hệ thống internet có thể kết nối với cơ quan quản lý nhà nước để họ thực hiện việc kiểm tra, quản lý nhanh chóng, dễ dàng bằng công cụ cũng ngay trên Internet đế đảm bảo minh bạch, giảm thiểu tình trạng hóa đơn giả, vì thế mà loại hóa đơn này cũng được cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng.

Tuy mặt lợi là nhiều nhưng không đồng nghĩa với việc không xuất hiện những bất tiện xung quanh.Trong một số trường hợp cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử để phục vụ nhu cầu của người mua, người bán nhưng không phải lúc nào cũng được phép chuyển đổi mà phải dựa trên những điều kiện sau:

- Hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo nội dung thông tin giống với hóa điện điện tử ban đầu.

- Hóa đơn sau khi được chuyển đổi phải có dấu hiệu nhận biết riêng đã được quy định trước đó để xác nhận đã được chuyển đổi. Trong đó dấu hiệu riêng bao gồm các thông tin đầy đủ sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn có ghi rõ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

- Trên hóa đơn đã chuyển đổi phải được xác nhận từ người chuyển đổi bằng chữ ký, họ và tên đầy đủ nhằm đảm bảo trách nhiệm thực hiện chuyển đổi đúng yêu cầu.

Xem thêm : Cảnh vệ là gì? Những đối tượng được cảnh vệ là ai

2. Cách chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử

2.1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử

nguyên tắc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chuyên hóa đơn điện tử người có trách nhiệm chuyển phải thực hiện dựa trên nguyên tắc sau:

- Trường hợp người bán hàng cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì hóa đơn điện tử sẽ được chuyển sang hóa đơn giấy nhưng chỉ được chuyển một lần duy nhất.

- Hàng hóa cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ đáp ứng yêu cầu được nêu trong thông tư 32/2011/TT-BTC thì được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Đồng thời đảm bảo phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

- Trường hợp để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn điện tử cũng được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để tiện cất giữ, bảo quản của người quản lý.

2.2. Cách chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện trên phần mềm chuyển đổi mà doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice,… đây là những phần mềm đã được thẩm định tại Tổng cục Thuế với rất nhiều tính năng ưu việt dành cho người sử dụng trải nghiệm. Chỉ bằng các bước đơn giản sau đây:

- Bước 1: Người chuyển đổi thực hiện đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đã được mua và sử dụng tại đơn vị kinh doanh

- Bước 2: Tìm hóa đơn cần chuyển đổi

- Bước 3: Chọn chức năng in để chuyển đổi. Mỗi phần mềm sẽ được tích hợp một số chức năng in khác nhau để người sử dụng lựa chọn sao cho phù hợp với loại hóa đơn cần chuyển đổi.

- Bước 4: Sau khi hoàn tất các thủ tục của 3 bước trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi tiến hành in hóa đơn điện tử sang giấy sau khi đã được chuyển đổi, người dùng nên chú ý những thông tin sau đây:

- Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử.  Với những lần in sau đó, hóa đơn được chuyển đổi không còn giá trị pháp lý mà chỉ được lưu giữ nội bộ hoặc để tham khảo.

Xem thêm : Học marketing ra làm gì? Xin việc liệu có dễ như mọi người nghĩ?

3. Tính pháp lý của hóa đơn giấy khi đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị như hóa đơn điện tử khi đảm bảo điều kiện khi chuyển đổi là đảm bảo tính nguyên vẹn thông tin như trên hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng và được xác nhận bằng chữ ký từ người thực hiện chuyển đổi, ghĩ rõ họ và tên thực hiện chuyển đổi đúng theo quy định của pháp luật.

Có những trường hợp người bán, người mua làm mất hóa đơn chuyển đổi do yếu tố khách quan tác động thì đều không phải chịu bẩt kỳ hình phạt nào từ phía cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên, sẽ được xác thực cẩn thận nhằm đảm bảo tính trung thực của đối tượng sở hữu hóa đơn.

Khi đã được xác nhận là mất do không phải do các yếu tố chủ quan, người mua, người bạn cs thể sử dụng hóa đơn điện tử để cung cấp thay thế cho cơ quan chức năng bởi hóa đơn chuyển đổi sẽ không có giá trị khi được in lần 02.

Xem thêm : Học ngôn ngữ anh ra làm gì? Các công việc có mức lương cao!

4. So sánh hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

khác biệt giữa hóa đơn giấy và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Để phân biệt hóa đơn giấy với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể thấy ở một số điểm khác biệt sau:

- Ký hiệu: Ở hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy được quy định là E còn đối với hóa đơn đặt in, ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng là T

- Chữ ký: Để xác nhận thanh toán hay mua hàng với những hóa đơn thông thường sẽ được ký bằng tay còn với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có ký hiệu riêng và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn

- Hình thức: Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử  bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn có ghi rõ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Còn với những hóa đơn giấy sẽ được ghi theo nhiều mẫu khác nhau phù hợp với từng mục đích sử dụng.

Với một số thông tin cung cấp về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trên đây có đáp ứng được nhu cầu kiến thức cần biết của bạn về loại hóa đơn này? Nếu còn thiếu sót Timvieclamnhanh.vn rất hi vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ đọc giả để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Chúc các bạn ngày mới vui vẻ!